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如何建构公司法律风险防范体系

 

  随着中国社会主义市场经济体制的日益完善,全球经济一体化进程的加快,市场竞争越来越激烈,公司所面临的市场竞争环境也不断发生变化,这既可能给公司带来更加丰厚的竞争回报,也可能给公司带来更多的风险。公司风险主要有自然风险、商业风险和法律风险等。其中前两种风险分别是以不可抗力和市场因素为特征,具有不可控性。而法律风险是以势必承担法律责任为特征,具有可控性。但事实上,公司对法律风险往往估计不足或处理不当,从而带来相当严重的法律后果,有时甚至是颠覆性的灾难。中国人寿、华为、长虹、中航油(新加坡)、安然、世通公司、帕玛拉特、安达信…… 这些公司未重视法律风险,未能有效防范法律风险,给公司造成灾难性的后果是众所周知的。美国通用电气公司(GE)原总裁杰克.韦尔奇在回答别人问他最担心什么问题时,他说:“其实并不是GE的业务使我担心,而是有什么人做了从法律上看非常愚蠢的事而给公司的声誉带来污点,并使公司毁于一旦”。“公司法律风险是一种商业风险,商业管理人员有责任像管理企业商业经营的其他风险一样管理法律风险”。所以,建立健全公司法律风险防范体系,是公司商业风险管理最基本的要求,也是公司可持续性健康发展的重要保障。 
   
一、公司法律风险防范体系的理念

   我们认为公司首先应当树立以事先防范和过程控制为主,以事后救济为辅的法律风险防范理念。
  (一)事先防范是基础
事先防范与事后救济相比,事后救济的成本高、效果差。事后救济往往是诉讼或者仲裁,由于第三方介入争议裁决,为第三方裁决投入的成本,自然都超过正常的交易成本。第三方裁决为主的事后救济,其结果具有不确定性。法律上是应该赢的官司也可能受地方法治环境的影响结果输了;或者官司虽然赢了,但是无法执行;或者赢了官司,输了生意。因此,事后救济的结果往往 “杀敌一万损兵三千”。而有效的事先防范,能够避免法律风险的发生,也就保障了公司正常、持续、健康的运转。
  我们认为,一个公司在事前防范的投入与事后救济的投入是成反比的。事前防范投入成本大,事后救济投入的成本就小;事前防范投入成本小,事后救济投入的成本就大,并且,取得的效果还比较差。这正印证了中国古代关于扁鹊医术的故事。魏文王问名医扁鹊说:“你们家兄弟三人,都精于医术,到底哪一位最好呢?” 扁鹊答:“长兄最好,中兄次之,我最差。” 文王再问:“那么为什么你最出名呢?” 扁鹊答:“长兄治病,是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因 ,所以他的名气无法传出去;中兄治病,是治病于病情初起时。一般人以为他只能治轻微的小病,所以他的名气只及本乡里。而我是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等大手术,所以以为我的医术高明,名气因此响遍全国。”所以,事后控制不如事中控制,事中控制不如事前防范。事前控制就是公司自身的免疫系统,能够使公司法律风险防范于未然。但是,事前未对法律风险进行防范,等到法律风险已经产生并造成了重大的损失才寻求弥补。往往是即使请来了名气再大的“空降兵”,结果也于事无补。
  (二)过程控制是关键
   
过程控制关系到法律风险在公司运作中是否得到有效控制,过程控制贯彻并渗透于公司运作的每个过程,关系到公司每个部门,甚至每一个岗位。事先防范做好了,但过程控制没有做好,同样也不行。例如:一份合同签订时对我方很有利,但是,在履行过程中,双方的信函往来或形成的会议纪要足以变更原有的合同条款。因此,法律风险的过程控制是风险防范的关键因素,过程控制做好了,公司法律风险防范体系就做好了,公司的法律风险就得到了有效的控制,事后纠纷也就少了。

   
二、公司法律风险防范体系的特点
  (一) 相融性
公司法律风险防范体系应当与公司自身的管理体系相融合,并且渗透于商业风险管理的每一环节,成为商业风险管理的一个组成部分。公司法律风险防范体系与商业管理体系一样,以促进公司实现商业目的为最终目标。公司法律风险防范体系的建构不能与公司自身的管理体系相冲突,同时需要考虑建构成本与效益相一致原则。防范公司法律风险,同时提高公司生产效率和交易效率。
  (二) 系统性
公司法律风险防范体系注重各个环节、各项内容及公司各个实施部门的统一协调,有效实现事先防范和过程控制的目标。
  (三) 操作性
公司法律风险防范体系注重与每一个公司自身固有的商业目标、商业模式、商业地位及人员素质相结合,以确保其具有可操作性。

   
三、公司法律风险防范体系的内容
  我们认为公司法律风险防范体系主要包括九个子项目:1、公司治理结构;2、公司合同风险防范体系;3、公司知识产权保护体系;4、公司人力资源法律保障体系;5、公司重大重组项目风险防范体系;6、公司法律风险预警机制;7、公司法律风险救济机制;8、公司法律培训;9、公司法律风险年度评估报告。由于篇幅所限,我们重点介绍公司合同风险防范体系和公司法律风险年度评估报告。
  (一) 公司合同风险防范体系
公司合同风险防范体系的首要目标在于有效防范合同纠纷,努力做到零诉讼,以有效降低公司经营风险,实现利益最大化。我们认为合同风险防范体系的构建需要做好以下几方面工作:第一,应当全面梳理公司的合同风险。从客户分类、业务分类、交易模式分类出发,综合考虑产业链风险、政策法规风险,对公司的合同进行全面梳理,明确从哪一角度出发更适合公司合同的法律风险分类管理。第二,建构合同模板。在对公司不同类型的合同进行归纳总结的基础上,建立合同模板。合同模板的建构必须符合有效性、确定性、合理性、操作性、主动性原则。第三,合同操作指引及风险提示。对合同模板的具体操作和操作过程中的法律风险进一步作出详细规范。第四,合同流程管理。包括:签订前管理、签约管理、履行管理、凭证管理、预警管理、评审管理。第五,合同培训。
  (二) 公司法律风险年度评估报告
我们认为,公司法律风险防范体系的建构是公司商业风险管理的长期方案和目标。公司法律风险随着公司外部的法律风险环境和公司内部商业战略的调整而不断的发生变化。公司的经营环境发生变化后,法律风险应当重新评估,公司法律风险防范体系也要做相应的调整。比如,今年公司法进行了大幅度的修改,很多原来适用的商业活动规则都将发生变化,公司章程被提到相当重要的位置。这时,本公司的公司治理结构、公司合同风险防范体系、公司重大重组项目风险防范体系、公司法律风险预警机制都要作出相应的调整。此外,公司外部产业链变化、公司内部商业战略调整、商业安排调整都将使公司法律风险发生变化。因此,公司有必要经常性地对公司法律风险进行评估。通过全面调查和梳理公司经营所涉的法律事项,并就公司年度商业安排制定出法律风险防范重点,提出防范预案。主要内容包括:尽职调查、风险披露、方案论证、预案设计等内容。

   
四、公司法律风险防范体系建构的程序安排
  公司法律风险防范体系的建构是一个渐进的过程。首要的是需要公司决策层的高度重视并设置专门的法务机构,如此,法律风险防范体系才可能得以建构并执行。在公司决策层作出法律风险防范体系建构决策后,我们认为,应当完成以下各个阶段的工作:
  1、尽职调查 公司法律风险防范体系的九个子项目具有相对独立性,公司在体系建构前都具有自己的特点、模式,公司对各子项目建构的紧迫性也不一样。为确保公司法律风险防范体系的子项目与公司自身的管理体系相融合,各子项目的建构具有可操作性,充分的尽职调查是第一步。
  2、体系建构 在充分的尽职调查基础上,建构公司法律风险防范体系的各子项目。包括建构各子项目的模板,各子项目的操作指引及风险提示,流程管理等。
  3、体系培训 公司法律风险防范体系的各子项目,必须渗透与公司自身管理体系,公司的管理层,甚至每个雇员都必须是在公司运作中贯彻执行该体系内容,因此,培训对体系是否有效执行至关重要。
  4、体系实施 在公司法律风险防范体系建构及培训完成后,进入体系实施阶段。要使公司的每个雇员都在公司运作过程中,自然地贯彻执行体系内容。
  5、体系维护 公司法律风险防范体系实施过程中,必然会遇到问题,公司需要专门的内部法务人员对该体系进行维护。
  总之,公司法律风险防范体系的建构是相当重要、相当艰巨的工作,是一项系统工程。公司法律风险防范体系的建构需要公司外部律师和公司内部法律顾问对体系的建构作出统筹安排,需要公司管理层的高度重视,和公司各个部门的相互配合。公司法律风险防范体系的建构的目标是把公司的一切生产经营活动都纳入法治化轨道,从而有效降低公司生产成本和交易成本,提高公司生产效率和交易效率,为公司业务创新提供制度保障,进而实现公司利益最大化。只有公司法律风险防范体系的各子系统都运转良好,公司法律风险才能得到有效控制,才能为公司可持续性的高效增长提供强有力的法律保障。

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